Uputstva za usklađenje i provedbu opće uredbe o zaštiti podataka i zakona o provedbi opće uredbe


Način prikupljanje osobnih podataka fizičkih osoba propisan je zakonom GPDR. Svi podaci fizičkih osoba i dalje će se moći prikupljati i koristiti ali svaka tvrtka treba zadovoljiti uredbe iz GPDR-a.


Skupovi podataka koji se prikupljaju od fizičkih osoba nazivaju se strukturirani skupovi podataka. Fokusiramo se na strukturirani skup podatak iz kojeg se jednoznačno može identificirati točno oderđena fizička osoba.


U sustavu prikupljanja, obrade i čuvanja osobnih podataka sudjeluju slijedeće fizičke ili pravne osobe:

    • Ispitanik        fizička osoba čiji podaci se prikupljaju,
    • Voditelj                je pravna ili fizička osoba koja preuzima podatke od ispitanika i određuje način i  svrhu obrade osobnih podataka,
    • Izvršitelj                je pravna ili fizička osoba koja obrađuje osobne podatke u ime voditelja,
    • Primatelj        je pravna ili fizička osoba, tijelo javne vlasti, agencija ili drugo tijelo kojemu se otkrivaju osobni podaci, neovisno                        o tome je li on treća strana.


Svrha prikupljanja podataka od fizičkih osoba može biti:

    • zakonska obveza,
    • ugovorni odnos,
    • legitimni interes.


Zakonska obveza

Zakon o radu je iznad uredbi GDPR-a. U ovom slučaju ispitanik mora dati svoje osobne podatke bez privole. Koje su to situacije ? Npr. kod obračuna plaće. Zakon o knjigovodstvu propisuje da se podaci o obračunu plaća moraju trajno čuvati. Navedeni podaci u ovom slučaju nesmiju se koristi u druge svrhe. Za korištenje podataka u druge svrhe potreban je privola ispitanika.  

Ugovorni odnos        

Ugovorni odnos sa ispitanikom je npr. trgovačko društvo iznajmljuje prostor od fizičke osobe pa je sklopljen ugovor o najmu prostora. U ovom slučaju nije potrebna privola ispitanika za korištenje osobnih podataka iz ugovora. Podaci se nesmiju koristiti u druge svrhe bez privole ispitanika. Podaci se moraju obrisati nakon isteka obveze čuvanja podataka po zakonu o knjigovodstvu.

Legitimni interes        

Privola je potrebna kada nemamo osnove po kriteriju Zakonska obveza ili Ugovorni odnos.



Dokumenti potrebni za provedbu uredbi iz GDPR-a:

    • OPĆA PRAVILA ZAŠTITE OSOBNIH PODATAKA U TRGOVAČKOM DRUŠTVU
    • OBRAZAC PRIVOLE ISPITANIKA
    • OBRAZAC IZJAVE O POVJERLJIVOSTI
    • UGOVOR IZMEĐU VODITELJA I IZVRŠITELJA OBRADE
    • ODLUKA O DAVANJU PUNOMOĆI
    • ODLUKA O IMENOVANJU OSOBE OVLAŠTENE ZA NADZIRANJE OSOBNIH PODATAKA


Propisi koji su podloga za izradu općih pravila

Opća pravila zaštite osobnih podataka u trgovačkom društvu (dalje u tekstu:Opća pravila) donijeta su :

    • na temelju Uredbe (EU) 2016/679 Europskog parlamenta i Vijeća od 27.travnja 2016.o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka i o slobodnom kretanju takvih podataka te o sastavljanju izvan snage Direktive 95/46/EZ (Službeni list Europske unije L119/1 od 4.5.2016.,dalje u tekstu:Opća uredba)
    • na temelju Zakona o provedbi Opće uredbe o zaštiti podataka (Nar.novine,br. 42/18)
    • na temelju Zakona o radu (Nar.novine,br. 93/14 i 127/17)
    • na temelju Zakona o zaštiti na radu (Nar.novine, br. 71/14, 118/14 i 154/14).


Sadržaj općih pravila zaštite osobnih podataka

Agencija za zaštitu osobnih podataka (AZOP)


Vođenje strukturiranih skupova osobnih podtaka

Razni oblici strukturiranih osobnih podataka (osobni podaci o radnicima, kupci, dobavljači itd...)

Potrebno navesti koji se podaci vode automatizirano a koji ručno.

Potrebno navesti osobe koje su odgovorne za prikupljanje i obradu podataka.


Načela obrade osobnih podataka

Između ostalog obrada je nužna ako je ispunjeno jedno od slijedećeg:

    • ispitanik je dao privolu za obradu,
    • obrada je nužna za izvršavanje ugovora u kojem je ispitanik stranka,
    • obrada je nužna radi poštivanja pravnih obveza voditelja obrade,
    • obrada je nužna kako bi se zaštitili ključni interesi ispitanika ili druge fizičke osobe,
    • obrada je nužna za izvršavanje zadaća od javnog interesa,
    • obrada je nužna za potrebe legitimnog interesa voditelja.


Uvjeti privole

Kada se obrada temelji na privoli, voditelj obrade mora moći dokazati da je ispitanik dao privolu za obradu svojih osobnih podataka.

Privola se daje u vidu pisane isprave.

Ispitanik ima pravo u svakom trenutku povući svoju privolu.


Obrada posebnih kategorija osobnih podataka

Posebne kategorije osobnih podataka su podaci koji otkrivaju rasno ili etničko podrijetlo, zdravlje, vjrska uvjrenja itd.

Obrada ovih podataka ispitanika je zabranjena osim ako je ispitanik dao izričitu prvolu ako je obrada nužna za socijalne sigurnosit itd...


Informacije i pristup osobnim podacima

Kada su osobni podaci prikupljeni od ispitanika, voditelj obrade prikupljanja podataka ispitaniku pruža slijedeće informacije:

    • identitet i kontaktne podatke voditelja obrade,
    • kontaktne podatke službenika za zaštitu podataka,
    • svrhu obrade i pravnu osnovu,
    • legitimni interes voditelja obrae,
    • primatelja,
    • informaciju ako se podaci prenose u treće zemlje,
    • razdoblje pohrane podataka,
    • pravo na pristup, ispravak ili brisanje,
    • pravo na podnošenje prigovora AZOP-u,
    • ispitanik ima pravo dobit od voditelja obrade potvrdu obrađuju li se osobni podaci koj se odnose na njega.


Ispravak i brisanje

    • Ispitanik ima pravo bez odgađanja ishoditi od voditelja obrade ispravak netočnih pdodataka.
    • Ispitanik ima pravo od voditelja obrade ishoditi brisanje osobnih podataka ako je ispunjen jedan od slijedećih uvjeta:
      • osobni podaci više nisu nužni,
      • ako ispitanik povuče privolu ili uloži prigovor,
      • ako su osobni podaci nezakonito obrađeni,
      • ako se moraju brisati po pravu Unije ili države članice.


Pravo na prigovor

    • Ispitanik ima pravo u svakom trenutku uložiti prigovor na obradu podataka koji se odnose na njega. U tom slučaju voditelj obrade više ne smije obrađivati podatke, osim ako voditelj obrade dokaže da postoji uvjerljivi legitimni razlozi za obradu koji nadilaze interese, prava i slobode ispitanika.
    • Ako se osobni podaci obrađuju za potrebe izravnog marketinga, a ispitanik se tome protivi osobni podaci se više ne smiju obrađivati u te svrhe.


Tehnička i integrirana zaštita

    • Među tehničke i organizacijske mjere spadaju mjere fizičke zaštite isprava i podataka od neovlaštenog pristupa.
    • Među organizacijske mjere spada i davanje izjave o povjerljivosti svih osoba koje prikupljaju i obrađuju osobne podatke.
    • Tehnička zaštita osobnih podataka sadržanih u računalnim bazama osigurava se pseudonimizacijom, enkripcijom i drugim načinima zaštite.
    • Tehnička zaštita podataka osigurava se sigurnosnim politikama voditelja obrade.
    • Sigurnosne politike sadržavaju: obuku zaposlenika prije korištenja IT usluga, pravila lozinki, e-amil adrese zaposlenika, šifriranje, zaštita od virusa, ponašanje u slučaju sigurnosnih incidenata itd...


Odnosi voditelja i izvršitelja obrade

    • Uređuju se ugovorom,
    • Ako je u istu obradu uključeno više od jednog voditelja obrade ili izvršitelja obrade, svaki od njih smatra se odgovornim za cjelokupnu štetu.


Evidencija aktivnosti obrade

Primjenjuje se na poduzeće koje ima 250 ili više zaposlenih.


Imenovanje službenika za zaštitu podtaka

Službenik za zaštitu podataka je ovlaštena osoba koja odgovara ispitaniku i treba biti dostupan ispitanicima. Kontaktni podaci službenika za zaštitu podataka trebaju biti dostupni ispitanicima i dostavljeni u AZOP.


Prijenos osobnih podtaka

Prijenos osobnih podataka terćoj zemlji.


Pravna sredstva

    • Svaki ispitanik ima pravo podnijeti tužbu AZOP-u.
    • Ispitanik ima pravo podnošenja tužbe nadležnom sudu ako smatra da su mu zbog obrade njegovih osdobnih podataka prekršena prava iz Uredbe.
    • Svaka osoba koja je pretrpjela štetu zbog kršenja Uredbe ima pravo na naknadu štete od voditelja obrade.



Prikupljanje, obrada i čuvanje podataka u motiveERP sustavu:

    • Podaci o poduzeću

               Ovo sučelje sadrži podatak o direktoru poduzeća


    • Poslovni partneri

               Pomoću ovog sučelja prikupljaju se osobni podaci pod opcijom Vrsta->Fizička osoba

             Svrha prikupljanja podataka može biti:

        • Izrada transakcijskog računa u maloprodaji
        • Izrada ponude
        • Izrada otpremnice iz veleprodaje
        • Izrada računa iz veleprodaje
        • Izrada radnog naloga
        • Ništa ne spriječava unos podataka bez svrhe


Izmjena ili ažuriranje podataka opisano je na linik

             Brisanje ili uklanjanje podataka iz evidencije  

             Podaci se ne mogu ukloniti iz evidencije ali se mogu prepisati noname (bezimenim) podatkom.


    • Blagajnici

               Po zakonu o fiskalizaciji u prometu gotovinom obavezno je slanje OIB radnika koji radi na izdavanju maloprodajnih

             računa u PU. Uz OIB u sustav se može unijeti ime i prezime radnika.  Prikaz imena i prezimena na maloprodajnom

             računu dozvoljen je uz privolu radnika.

    • Zaposlenici