Da bi informatički sustav bio spreman za rad provode se određene pripremne radnje. U okviru priprema potrebno je provesti planiranje i uspostavljanje šifarskog sustava.

Koji su to podaci sadržani u šifarskom sustavu i zašto zasebni podaci? Potrebno je malo razmotriti strukturu podataka na ispravama (primka, otpremnica, faktura itd.).

Sve te isprave između ostalog sadrže i adrese, nazive poslovnih subjekata koji međusobno posluju te popise šifri i naziva artikala odnosno robe.

U većini slučajeva to su podaci koji se često ne mjenjaju.

Podaci koji se ne mjenjaju često između ostalog  su podaci o dobavljačima i kupcima, podaci koji sadrže popis robe na skladištu itd.

Podaci koji se jako rijetko mijenjaju su brojevi i nazivi gradova i mjesta.

Program prilikom instalacije već ima pripremljenu i napunjenu bazu podataka brojeva i naziva gradova i mjesta iz HR.

Način korištenja podataka iz šifarskog sustava je da se prilikom unosa podataka sa isprave u formi unosa unaprijed pripremi lista gradova.

Operateru je samo preostalo da na ponuđenoj listi odabere potreban grad. Iz navedenog proizlazi da šifarski sustav štedi vrijeme prilikom unosa te ujedno provodi standardizaciju nad podacima.

Podaci podvrgnuti standardizaciji lakše se pretražuju a rezultati pretraživanja koji završe u obliku izvještaja, grafikona i dijagrama su točniji.

Dio podataka šifarskog sustava se automatski napuni prilikom instalacije baze podataka i programa.



Funkcije:

  • Osnovni podaci: Zemlje, Županije, Mjesta, Naselja, Opći matični podaci, Valute
  • Poslovni podaci: Struktura poduzeća, Skladišta, Tečajna lista
  • Poslovni partneri: Poslovni partneri, Posl.partneri-IMP-podataka
  • Artikli/Proizvodi: Matični podaci artikala, Artikli i grupe artikala, Artikli i grupe artikala-web, Lokacija skladištenja, Normativi, Cjenik, Dobavljači artikala, Artikli-import podataka