motive ERP - Korisnička uputstva

URA - knjiga primljenih ulaznih računa.

Iznos upisan u salda konta automatski se spremaju u knjigu URA.

Knjiženjem ulaznog računa obveza prema dobavljaču i pretporez upisuju se automatski u salda konta i PDV knjigu — saldo dobavljača ne unosi se zasebno. Detaljnije u dijelu Automatsko preuzimanje ulaznih e-računa na kraju ove teme.

Na kliknemo mišem i dignut će nam se stavka u kojoj želimo prepraviti ukoliko smo pogriješili.U kolonama trebamo rasporediti iznose,uzevši u obzir da su nam zadane porezne osnovice,pretporez te neoporezivi iznos, nakraju sve to skupa treba

Na kliknemo mišem i obrisat ćemo stavku.

Jednom obrisana stavka koja je povezana sa Ulaznim računom u kojem je automatski preuzeta treba se ponovno ručno unosit.

U odaberemo

Generator XML sheme obrasca U-RA

Radi lakše i jednostavnije dostave podataka iz knjige URA u aplikaciju ePorezna na rapsolaganju je Generator XML sheme obrasca U-RA. U daljnem tekstu generator.

Priprema podataka za kompletno i ispravno popunjavanje XML sheme.

Sučelje URA  -> Uvjeti za pregled:

• unos godine
• unos razdoblja u obliku datumo od DDMMGGGG do DDMMGGGG

Npr. razdoblje od: 01.01.2019 do: 31.01.2019 za 2019 godinu

Sučelje Podaci o poduzeću koristimo za pripremu slijedećih podataka:

• Područje djelatnosti: A
• Šifra djelatnosti: 0111
• Obračun sastavio ili autor

Oblik i format podatka koji se upisuje u polje šifra djelatnosti je C7.11 ili A0111. Za podataka Obračun sastavio u polje Knjigoivodstveni servis unijeti poslovnog partnera. Zatim na sučelju Poslovni partner unijeti u polje Kontakt osoba ime i prezime osobe koja je autor obračuna ili koja obračun sastavlja.

XML shema se sastoji od blokova:

• Metapodaci
• Zaglavlje
• Tijelo

Prikaz sučelja sa komandom za pokretanje xml generatora.

Klikom na XML komandu pokreće se postupak generiranje XML sheme a kao rezultat nudi se preuzimanje datoteke koja sadrži netom izgeneriranu XML shemu.

Preuzeta datoteka se zatim učita u aplikaciju ePorezna.

Automatsko preuzimanje ulaznih e-računa

Ulazni računi mogu se preuzeti automatski, izravno od servisa e-računa, bez ručnog prepisivanja. Preuzimanje se pokreće na ekranu Ulazni dokumenti. Ovisno o postavkama tvrtke, program se spaja na servis mojeRačun ili e-Poslovanje.

Postupak:

• U polja PREUZMI dokumente: od i do upiše se razdoblje u obliku DD.MM.GGGG (npr. od: 01.01.2026 do: 31.01.2026).
• Klikne se na ikonu mape pokraj polja. Program se spaja na servis i dohvaća sve ulazne e-račune izdane u tom razdoblju.

Za svaki preuzeti dokument program:

• zabilježi dokument u popis primljenih ulaznih dokumenata (dobavljač, broj i datum računa, vrsta dokumenta), i
• spremi izvorni XML e-računa na poslužitelj, u mapu označenu OIB-om primatelja.

Ako se neki dokument iz odabranog razdoblja već ranije preuzeo, program ga automatski preskače pa ponovljeno preuzimanje ne stvara dvostruke zapise. Zato se isto razdoblje može bez brige preuzeti više puta — dohvatit će se samo novi, još nepreuzeti računi.

Preuzeti dokumenti dalje se obrađuju i knjiže u knjigu URA na uobičajeni način opisan na početku ove teme.

Automatski unos u salda konta. Knjiženjem ulaznog računa (kroz likvidaciju UFA) obveza prema dobavljaču istovremeno se evidentira u salda kontima dobavljača, a pretporez u PDV knjizi — bez ručnog prepisivanja. Program pritom automatski upiše stavku dobavljača i pretporez po stopama, a operater ručno dopunjava još samo dugovni konto troška te potvrđuje (ovjerava) temeljnicu. Tako se saldo dobavljača ne mora unositi zasebno.

Unos računa s papira ili PDF-a (asistirani unos uz AI prepoznavanje)

Za račune koji nisu stigli kao e-račun (papirnati račun, PDF ili fotografija računa) postoji asistirani unos: program pomoću ugrađenog AI prepoznavanja pročita račun i sam popuni polja, a operater ih samo provjeri i potvrdi. Cijeli tok odvija se u jednom prozoru, bez osvježavanja stranice. AI prepoznavanje je aktivno i u praksi točno popuni većinu podataka; ipak, svaki podatak prije spremanja provjerite jer prepoznavanje povremeno može pogriješiti.

Ekran se otvara na Ulaznim dokumentima, izborom Uvoz dokumenata lokalno (pdf, jpg, jpeg, gif, png, XML).

Postupak:

• U polju Datoteka računa odabere se datoteka računa (PDF ili slika).
• Po želji se klikne Prikaži račun — odabrana datoteka otvori se u novom prozoru radi provjere.
• Klikne se Izvuci podatke iz datoteke (AI). Program pročita račun i sam popuni zaglavlje (dobavljač, OIB, broj i datum računa) te razradu po PDV stopama (osnovica i PDV). Program usput provjeri i odgovara li OIB kupca s računa OIB-u vaše tvrtke (vidi „Provjera OIB-a kupca" niže).
• Izvučene podatke obavezno provjerite i po potrebi ispravite prije spremanja.

Odabir dobavljača (polje „Naziv"). Polje Naziv je padajući popis dobavljača (poslovnih partnera) — jednak popisu na likvidaciji ulaznog računa. Odaberete li dobavljača iz popisa, program sam popuni i njegov OIB. Popis nudi samo već upisane partnere; za dobavljača kojeg nema u popisu, prvo ga dodajte među komitente. Kod AI prepoznavanja program sam odabere odgovarajućeg dobavljača ako njegov OIB s računa postoji u popisu.

Brisanje forme pri odabiru nove datoteke. Kad u polju Datoteka računa odaberete novu datoteku, program automatski očisti prethodno upisana polja (sama odabrana datoteka ostaje) — tako se podaci starog računa ne pomiješaju s novim. Novčana polja (osnovica, PDV, ukupni iznosi, povratna naknada) pritom se postave na 0.00.

Na kraju se račun sprema jednim od dva gumba:

• Samo složi e-račun — račun se pripremi i zabilježi među ulazne dokumente, ali se još ne knjiži. Poruka: Račun složen.
• Složi e-račun i uvezi u URA — račun se pripremi i odmah knjiži u knjigu URA, u jednom koraku (bez zasebnog uvoza). Poruka: Račun složen i importiran.

Rezultat (uspjeh ili razlog neuspjeha) ispisuje se na vrhu forme.

Decimalni iznosi. Iznose (osnovica, PDV, povratna naknada) program u polja upisuje s točkom kao decimalnim razdjelnikom i uvijek s dvije decimale (npr. 1234.56). Bez obzira kako je iznos zapisan na računu (sa zarezom ili točkom, s oznakom valute), prikaže se u tom obliku — svejedno ga usporedite s računom prije spremanja.

Ukupni iznosi (redak „Ukupno"). Program sam popuni i ukupna polja: Ukupno osnovica i Ukupno PDV kao zbroj svih upisanih redaka po stopama, te Ukupno za platiti (ukupna osnovica + ukupni PDV + povratna naknada). Ta polja služe kao kontrola — usporedite ih s ukupnim iznosima na računu; ako se razlikuju, provjerite retke po stopama i povratnu naknadu.

Provjera OIB-a kupca (zaštita od tuđih računa). Program iz računa iščita i OIB kupca te ga prikaže u polju OIB kupca (s računa) i usporedi s OIB-om vaše tvrtke. Ako se ne poklapa, spremanje je blokirano — račun se niti ne zabilježi niti uvozi, uz poruku Račun nije složen: OIB kupca (…) ne odgovara OIB-u tvrtke (…). Time se sprječava da se greškom obradi tuđi račun.

• Ako je program krivo očitao OIB (a račun jest za vas), ispravite polje OIB kupca (s računa) na točan OIB pa ponovite spremanje — tada prolazi.
• Ako je stvarno tuđi račun, ostavite polje kako jest — spremanje ostaje blokirano (provjerite račun i preko Prikaži račun).

Napomene. Dobavljač mora postojati kao poslovni partner (komitent) — inače se uvoz u URA odbija uz poruku, a račun ostaje samo složen (pripremljen) dok dobavljača ne dodate. Kao i kod ostalih ulaznih računa, knjiženjem se dobavljač i pretporez automatski upišu u salda konta i PDV knjigu, a operater ručno dopunjava još samo konto troška i ovjerava temeljnicu.

Uvoz gotovog XML e-računa

Ako već imate gotov XML e-račun (datoteku e-računa u XML obliku, kakvu šalju servisi e-računa), ne treba upisivati podatke ručno — može se učitati izravno na istom ekranu. U polju Datoteka računa odaberite XML datoteku pa kliknite jedan od gumba:

• Složi iz XML-a — račun se pročita iz XML-a i pripremi (zabilježi među ulazne dokumente), ali se još ne knjiži.
• Složi iz XML-a i uvezi u URA — račun se pripremi i odmah knjiži u knjigu URA, u jednom koraku.

Program sam iz XML-a pročita dobavljača, broj i datum računa te iznose po PDV stopama — ništa se ne upisuje ručno. Vrijede iste provjere kao kod asistiranog unosa: OIB kupca s računa mora odgovarati vašoj tvrtki (inače se odbija), a dobavljač mora biti komitent da bi se račun uvezao u URA (u protivnom ostaje samo složen dok ga ne dodate).

Primka u robno iz e-računa

Za ulazni e-račun za robu primka se ne mora unositi ručno. Na ekranu Ulazni dokumenti u retku preuzetog e-računa nalazi se gumb Primka u robno (četvrti gumb u retku). Program iz stavki e-računa sam napravi primku na skladištu — s artiklima, količinama i cijenama s računa.

Kako program prepoznaje artikle:

• Svaka stavka e-računa povezuje se s vašim artiklom preko šifre artikla dobavljača (šifra koju dobavljač navodi na računu).
• Ako dobavljač na računu ne šalje šifru artikla, stavka se povezuje po nazivu stavke. U prozoru za povezivanje takva stavka u stupcu šifre ima oznaku „(po nazivu)“.
• Više različitih stavki dobavljača može se povezati s istim vašim artiklom — program ih na primci zbroji u jednu stavku (zbroj količina i vrijednosti, cijena = vrijednost / količina).

Prvo povezivanje. Kad e-račun sadrži stavke koje još nisu povezane, otvara se prozor Povezivanje šifri dobavljača s našim artiklima. Za svaku stavku prikazani su šifra i naziv s računa, količina i cijena, a u polje Naša šifra upisuje se šifra vašeg artikla:

• Klikom u polje otvara se padajući popis vaših artikala; upisom dijela šifre ili naziva popis se sužava.
• Na vrhu popisa su artikli otvoreni na skladištu primke; ostali su označeni „nije na skladištu“ (s takvim artiklom primka ne prolazi dok se artikl ne otvori na skladištu).
• Ispod polja program prikaže naziv odabranog artikla, a za šifru koja ne postoji upozorenje „nepoznata šifra“.
• Klikom na Spremi i napravi primku veze se spremaju i primka se odmah izrađuje. Ako je neka stavka ostala nepovezana, prozor se ponovno otvara samo s tim stavkama.

Spremljene veze program pamti — sljedeći e-račun istog dobavljača povezuje se sam, bez prozora. Veze se mogu pregledati, ispraviti ili obrisati na ekranu Šifarski sustav → Artikli/Proizvodi → Dobavljači artikala.

Podaci primke:

• Dobavljač se prepoznaje po OIB-u s računa i mora biti upisan među komitente.
• Broj e-računa upisuje se kao broj otpremnice primke, a datum računa kao datum primke.
• Skladište je skladište zadnje primke tog dobavljača; ako primke još nema, uzima se zadano skladište iz postavki.
• Cijene: ako je tvrtka u sustavu PDV-a, nabavna vrijednost je bez PDV-a, a pretporez se upisuje po stopama s računa; ako tvrtka nije u sustavu PDV-a, PDV se pribraja nabavnoj vrijednosti i pretporeza nema — isto pravilo kao kod ručnog unosa primke.

Zaštita od dvostrukog unosa. Ako za isti račun istog dobavljača primka već postoji, program javi broj te primke i novu ne izrađuje. Ako postoji slična primka istog dobavljača (datum unutar 3 dana od datuma računa i sličan iznos) — npr. kad je račun ranije unesen ručno s drugačije upisanim brojem — prikazuje se upozorenje s brojem, datumom i iznosom te primke; klikom na Ipak napravi primku primka se izrađuje, a Odustani prekida izradu.

Odobrenja (knjižna odobrenja dobavljača) ne prenose se u primku.

Nakon izrade program javi broj nove primke, skladište i broj stavaka. Primka se dalje obrađuje na uobičajeni način na ekranu Primka (kalkulacija, ovjera).