Rad sa programom

Evidentiranje i unos podataka u motiveERP poslovni sustav.

Unose se razne vrste podataka o poslovnim događajima koji imaju utjecaja ili uzrokuju promjenu imovine ili obveza poduzeća. Podaci se unose sa dokumenata koji prate razne poslovne procese. Slijedeća slika prikazuje mjesto i dokumente po kojima podaci ulaze u sustav te kolanje podataka unutar sustava i konačno odredište podataka.

Ulaz robe, materijala itd. prate dokumenti dobavljača a to su otpremnica, dostavnica ili neka druga vrsta robnih dokumenata. Dobavljač također za isporučenu robu dostavlja financijski dokunet i to račun odnosno fakturu. Otvaranjem primke započinje unos podataka u sustav. Primka se puni podacima iz dokumenata koji su dostavljeni sa robom a to su otpremnica, dostavnica ili nešto drugo. Podaci sadrže informacije o dobavljaču, informacije o uvjetima isporuke te informacije o robi. Po završetku unosa podataka u primku povećava se količina robe na skladištu isto tako se povećava imovina tvrtke.

U saldakontima se otvara UF-a. Puni se podacima iz finacijskog dokumenta račun koji je dobavljač dostavio za robu. Po završetku unosa podataka UF-e evidentira se obveza prema dobavljaču.

Kod prodaje roba i proizvoda putem otpremnice izdaje se roba sa skladišta. Ova aktivnost smanjuje količinu robe na skladištu isto tako u vrijednosti izdane robe smanjuje se imovina tvrtke. Na osnovu otpremnice izdaje se IF-a (izlazni račun) koja povećava potraživanje u vrijednosti isporučene robe.

Proces nabave robe završava postupkom plaćanja robe dobavljaču.  Kroz programski modul Platni promet unosi se izvod banke kojim se zatvaraju otvorene stavke prema dobavljaču što na kraju smnajuje obvezu prema dobavljači i evidentira odljev novca sa računa.

Proces prodaje robe završava postupkom uplate kupca. Kroz programski modul Platni promet unosi se izvod banke kojim se zatvaraju otvorene stavke prema kupcu što na kraju smnajuje potraživanja  od kupca i evidentira priljev novca na računa.

Unos podataka u sustav motiveERP obavlja se kroz sučelje.

Sučelje ima oblik formulara sa komandama za spremanje, promjenu, brisanje i štampanje podataka.

U nastavku koristimo izraz sučelje.

Na slijedećoj slici prikazan je realan dokumenta sa zaglavljem, stavkama i podnožjem i odgovarajuće sučelje kroz koje će se podaci dokumenta unijeti u sustav.

Realan dokument                                                                                                                            Sučelje za unos podataka

Sučelje je podjeljeno na nekoliko područja i to:

U sustavu postoji sučelje sa samo dva područja za unos jednostavni dokumenata. Primjer:

Jednostruko sučelje ima samo dva područja i to komandna linija i radno područje.

U sustavu motivERP najjednostavnije sučelje se može sastojati od najmanje dva područja a to su komandna linija i radno područje.

Kompleksno sučelje se može sastojati od šest područja i to:

1. Komandna linija za podatke zaglavlja i podnožja
2. Radno područje za unos zaglavlja i podnožja
3. Komandna linija za podatke stavki
4. Radno područje za unos stavki
5. Sve stavke jednog dokumenta
6. Svi dokumenti

Sučelja sustava su izgrađena prema potrebi od razni kombinacija tipova područja od 1 do 6.  

Slijedeća slika prikazuje moguće kombinacije za izgradnju sučelja.

Komande za upravljanje programom

Prozor za unos podataka

Postoje dvije vrste prozora za unos podataka:

• jednostruki
• dvostruki

Jednostruki unos podataka primjenjuje se za unos i šifriranje osnovnih podataka, a dvostruki za unos dokumenata koji imaju zaglavlje i stavke.

Prozori su popunjeni raznim poljima i podijeljeni na nekoliko segmenata:

• navigacijske komande,
• polja odijeljena crtom i plavom pozadinom -  šifre i podaci specifični za taj prozor,
• ostala polja - slobodna za unos ili sa definiranim podacima.

Šifra je jedinstvena i to je jedini podatak u prozoru koji se naknadno ne može promijeniti. Kod dokumenata se dodjeljuje automatski a u ostalim podacima korisnik sam odabire šifru podatka koji unosi.

U prozoru postoje polja koja su obavezna za unos i zapis se ne može pohraniti dok se sva obavezna polja ne unesu.

Jednostruki unos podataka

Prozor se sastoji od radnog područja i pregleda unijetih podataka ispod radnog područja (tablica). Izuzetak su neki prozori koji zbog većeg broja unosnih podataka nemaju prostora za prikaz već je cijeli prozor radno područje, a pregled unijetih zapisa omogućen je na drugom naslovu.

Dvostruki unos podataka

Prozor je podijeljen na dva dijela. Gornji dio predstavlja zaglavlje dokumenta, a donji stavke. Unos se radi tako da se prvo popune polja u zaglavlju. Klikom na tipku Pohrani, unijeti zapis se pojavi u tablici (ispod ili s lijeve strane). Klikom na oznaku za promjenu podataka (olovčica) ulazi se u stavke dokumenta.

Stavke dokumenta imaju posebne gumbe za pohranu podataka.

Promjena i brisanje podataka

Ako u prozoru postoji tablica sa unijetim zapisima tada ona u većini slučajeva sa desne strane ima oznake za promjenu ili brisanje zapisa.

Promjena podataka određenog zapisa može se izvršiti i tako da se u polje šifre unese šifra zapisa koji želimo promijeniti.

Kod dokumenata brisanje zapisa nije dupušteno ukoliko je dokument proknjižen. Kod neproknjiženih dokumenata brisanje zapisa zaglavlja automatski će obrisati i sve stavke vezane za taj dokument.

Poredak zapisa u tablicama za pregled podataka

Zapisi u tablicama su poredani najčešće po šifri ili rednom broju. Poredak zapisa može se promijeniti klikom na naziv određenog stupca u zaglavlju tablice.

Pretraživanje podataka

Pretraživanje podataka moguće je ako u prozoru postoji gumb Uvjeti za pregled.

Klikom na gumb otvara se prozor sa određenim poljima koje je moguće popuniti. Potvrdom zadanih uvjeta automatski se mijenjaju tablice za pregled podataka a to je ujedno i priprema skupa podataka za ispis.

Ispis podataka

Neki dijelovi programa, poput maloprodajnog računa, ispisuju se automatski.

Ostali ispisi podataka rade se prema zadanim uvjetima za pregled i pritiskom na tipku Ispis. Lista za ispis prvo se prikaže u browser-u (ako nije drugačije definirano) a tek onda se može odštampati.

Glavni izbornik  

Poslovni program motive ERP sastoji se od raznih vrsta sučelja koji služe za unos, promjenu , brisanje, pregled i štampanje razni vrsta dokumenata (primke, kalkulacije, međuskladišnice, otpremnice, izdatnice, fakture, razni izvještaji itd.,) . Sučelja su razvrstana u knjigovodstvene mopdule npr: skladišno poslovanje, ulaz i izlaz robe, maloprodaja, saldakonta, glavna knjiga itd,.

Glavni izbornik je prozor koji se otvori kada se pokrene program, a sastoji se od knjigovodstvenih modula.

Svaki modul ima svoj meni. Po prozoru menija kreće se pomoću miša. Strelica na desnoj strani označava da postoji podmeni koji se ujedno automatski otvara kada se mišem prijeđe preko naziva.