motive ERP - Korisnička uputstva

• MATIČNI PODACI ARTIKALA
• ARTIKLI I GRUPE
• LOKACIJA SKLADIŠTENJA
• NORMATIVI
• CJENICI
• DOBAVLJAČI ARTIKALA
• EVIDENTIRANJE ROBE PO VELIČINI, BOJI I OSTALIM OBILJEŽJIMA
• PRIPREMA ARTIKALA I PODATAKA ZA WEB-SHOP

Matični podaci artikala

Priprema i šifriranje podataka koji će kasnije sudjelovati u određivanju i opisivanju artikla.

Jedinice mjera

Sučelje "Jedinice mjera" koristi se za šifriranje mjernih jedinica. To znači da se ovdje unese spisak jedinica mjera koje će se kasnije koristiti prilikom definiranja artiklala i ili unosa podataka o količini spomenutih artikala bilo gdje u sustavu. Radi primjera navodimo neka mjesta u sustavu gdje se unosi količina: primka, otpremnica, izdatnica, maloprodajni račun itd.

Na slici sa rednim brojem:

1. standardizirane jedinice mjera
2. nestandardizirane jedinife mjera

Kod izrade šifarnika mjernih jedinica preporuka je držati se standarda za mjerne jedinice.  

Standardizirane oznake mjernih jedinica nalaze se na ovim likovima:

• osnovne mjerne jedinice
• izvedene mjerne jedinice
• mjerna jedinica za volumen

U praksi se može pojaviti proizvod, artikl ili usluga čija se mjerna jedinica ne može pronaći u skupini gore navedenih standardiziranih jedinica.

Vrste artikala

Označavanje artikala po vrsti ima utjecaja na način obrade podataka i na sortiranje podataka kod izrade nekih izvještaja.

Neke oznake za vrstu artikala su unaprijed rezervirane i mogu se koristit samo u tu svrhu kao npr.:

nije rezervirano

Primjer šifriranja artikala za ugostiteljstvo.

Na slici sa rednim brojem:

1. Oznaka za prolaznu stavku
2. Oznaka CA je rezervirana za automobile i nesmije se koristiti u druge svrhe.

Sa lijeve strane je popis vrste podataka koje se mogu unijeti kroz ovaj izbornik.

Klikom na pojedinu vrstu podataka sa desne strane se prikazuje tablica sa unijetim podacima. Na vrhu tablice su polja za unos novog podatka.

Kliknemo na tekst "Jedinice mjera" u lijevom izborniku. Za unos novog podatka unesemo šifru, naziv te kliknemo na

Primjeri unijetih podataka

Artikli i grupe artikala

Ovaj ekran služi za unos dvije vrsta podataka: grupe artikala i artikle.

Prvo se unesu grupe a onda se unose artikli i povezuju sa tim prethodno unijetim grupama.

Ekran ima prikaz u nekoliko nivoa.

Kad se uđe kroz izbornik prvo se na ekranu prikazuju grupe artikala. Svi unijeti artikli su također unutra ali su "sakriveni" ispod grupa.

Zato treba obratiti pažnju što je na ekranu i na kojem nivou se nalazimo (da li smo u dijelu gdje se unose grupe ili u dijelu gdje se unose artikli).

Svrha grupa je kako bi se po njima mogao pratiti promet i raditi razni izvještaji.

Grupe se unose u nivoima. Novi nivo može biti samostalan ili se može nadovezati na prethodni.

Artikli se mogu vezati samo za onu grupu koja ima označenu krajnju grupu sa "Da".

Primjer šifriranja grupa:

• 1 Špeceraj
• 105 Voće i povrće
• 110 Pekarski proizvodi

Sa lijeve strane je prikazana struktura unijetih grupa a sa desne strane je prostor za unos novog podatka.

Klikom miša na grupu ŠPECERAJ (slika sa strelicom iznad) unosimo podgrupe.

Kliknemo na podgrupu u kojoj želimo unositi artikle, na slici ispod je to podgrupa "Voće i povrće", te strelicom kako je označeno kliknemo na gumb "Unos novog artikla".

Ako u grupi koju smo odabrali ima već unijetih artikala oni će se prikazati u tablici sa desne strane.

Klikom na gumb "Unos novog artikla" otvara se sa desne strane novi prozor u kojem se unose podaci.

Komande na vrhu ekrana više nisu aktivne.

U novom prozoru se nalaze posebne komande "Pohrani" i "Odustani" koje služe za rad sa tim prozorom.

Unos artikala razlikuje se ovisno o kojoj se djelatnosti radi.

Nije isto da li unosimo artikle za ugostiteljstvo, trgovinu ili proizvodnju.

Od prvog unosa u sustav do prodaje potrebno je napraviti nekoliko faza.

Pridruživanje artikala skladištima odrađuje se automatski kod unosa. Posebno se mora unositi jedino ako je opcija automatskog unosa isključena ili ako je artikl kod unosa bio označen da se sastoji od komponenti a kasnije je taj podatak promijenjen.

Šifra artikla unosi se proizvoljno. Nije preporučeno unositi palatalne znakove (č, ć, đ, š, ž) i znak & u šifru artikla.

Isto tako, artikle koji su unijeti i korišteni na dokumentima i prodaji nije preporučeno brisati. Ukoliko nisu više potrebni mogu se staviti u neaktivne.

Zbog brisanja artikla može nastati greška u podacima i program neće moći ispisati izvještaje u kojima se pojavljuje taj artikl.

Djelatnosti koje prodaju artikle koji imaju ambalažu:

• potrebno je unijeti artikl pod ID oznakom PN, na naziv upisati povratna naknada i pod oznaku ambalaže označiti "Nepov"
• potrebno je unijeti ostale vrste ambalaže i pod oznaku ambalaže označiti "Pov"
• svim artiklima koji se prodaju sa ambalažom treba na mjestu "Prip. ambalaža" pridružiti jednu od ambalaža.

Primjer unosa podataka artikala u trgovačkoj djelatnosti

Primjer unosa artikala u ugostiteljskoj djelatnosti

Kod ugostiteljskih artikala postoje artikli koji se prate na skladištu i artikli koji se sastoje od komponenti (normativi).

Potrebno je unijeti i jedne i druge.

Uzmimo za primjer Vodku.

Po ulaznom računu nabavljamo Vodku od litre a prodajemo Vodku 0,03.

U program treba unijeti dva artikla:

Vodka 1L - sastavljena od komponenti NE

Vodka 0,03 - sastavljena od komponenti DA

Ta dva artikla se kasnije povežu kroz funkciju "Normativi"

Ulazni artikl koji se prati na skladištu

Prodajni artikl koji se sastoji od komponenti (normativa)

Lokacija skladištenja

Svi artikli koji se ne sastoje od komponenti, odnosno koji nisu normativi, se kod prvog unosa automatski pridružuju skladištu.

Ukoliko se mijenja status artikla npr. prvo je unijet sa oznakom da sadrži komponente a kasnije je ta oznaka promijenjena, takav artikl treba ručno pridružiti skladištu.

Ako postoji više skladišta artikl će biti vidljiv samo u skladištu kojem je pridružen.

U slučaju trgovačke djelatnosti gdje se radi maloprodaja i veleprodaja artikli moraju biti pridruženi na oba skladišta.

Normativi

Svim artiklima kojima je stavljena oznaka da se sastoje od komponenti, potrebno je unijeti komponente (sastojke).

Sa lijeve strane je popis artikala kojima treba unijeti komponente.

Ako je ispred naziva artikla crna oznaka, to znači da još nema unijete komponente.

Artikli sa svijetlom oznakom su već unijeti te se prema potrebi njihov sadržaj može mijenjati i dopunjavati.

Napomena: Komponente treba unijeti prije prodaje. Unos ili promjena komponenti ne utječe na promet koji je prodan prije promjene.

Klikom na naziv artikla sa desne strane se prikazuje forma za unos komponenti sa prikazom već unijetog sadržaja.

Omogućen je ispis na A4 ili POS printer.

Cjenik

Cjenik je namijenjen unosu prodajnih cijena za skladišta koja se prate po nabavnim cijenama ili za zadavanje cijene artiklima koji su definirani kao usluge.

Za trgovačku djelatnost koja cijene formira kalkulacijom nije preporučeno zadavanje ili promjena cijana kroz cjenik.

Sa lijeve strane je popis skladišta.

Klikom na naziv skladišta sa desne strane se prikazuje forma za unos nove cijene.

Tablica prikazuje cijene koje su do sada unijete.

Artikli koji nemaju cijenu ne mogu se prodati na maloprodaji.

Dobavljači artikala

Ekran Dobavljači artikala (Šifarski sustav → Artikli/Proizvodi → Dobavljači artikala) vodi popis artikala po dobavljačima: koji se artikl nabavlja od kojeg dobavljača, pod kojom šifrom i nazivom ga vodi dobavljač, rok isporuke i aktivnost.

• Jedan artikl može imati više šifri istog dobavljača i može se nabavljati od više dobavljača — svaka kombinacija je zaseban redak.
• Način unosa automatski složi popis iz dosadašnjih primki (artikl i dobavljač); šifru i naziv dobavljača tada treba dopuniti. Kod takvih redaka stupac „Dobavljačeva šifra i naziv“ je prazan.
• Popis se puni i sam: veze spremljene pri izradi primke iz e-računa (gumb Primka u robno na ekranu Ulazni dokumenti, vidi temu URA) upisuju se ovdje. Za stavke koje dobavljač šalje bez šifre prikazuje se samo naziv s računa.
• Redak s aktivnošću Ne ne koristi se za automatsko povezivanje stavki e-računa.

Uvjeti za pregled. Gumbom Uvjeti za pregled popis se može suziti po grupi artikla, šifri artikla, dobavljaču, dobavljačevoj šifri (dovoljan je dio šifre) i aktivnosti. Odabrani uvjeti vrijede i za prikaz na ekranu i za ispis; gumbom Resetiraj uvjeti se brišu.

Evidentiranje i praćenje robe po veličini, boji i ostalim obliježji ma

Za neke vrste djelatnosti prilikom skladištenja postoji potreba evidentiranja robe po raznim obilježjima. Program ima implementirane funkcije za evidentiranje i praćenje obilježja robe na skladištu. Najčešće su to veličina i boja. Mogu se pratiti najviše dva obilježja odvojeno. Praćenje robe sa više obliježja zahtjeva više posla kod zaprimanj i izdavanja robe.

Konkretno sustav evidentiranja obilježja robe može dati odgovor na pitanje koliko komada od ukupne količine neke robe ima komada veličine XL plave boje, XL crne boje a kolko XXL bilo koje boje.

Praćenje robe po navedenim obilježjima obavezno uključuje slijedeće radnje:

1. Šifriranje veličine i ili boje
2. Priprema artikala i okruženja
3. Unos veličine i boije na ulazu - zaduženje
4. Unos veličine i boje na izlazu - razduženje

Redoslijed radnji:

1. Postupak šifriranja veličina i boja

Potrebno je sagledati koja su to obilježja robe (artikala) potrebna kod postupka kupovine. Npr. kod kupovine cipela neophodno je potreban broj cipela i boja. To su dva obliježja koja su u programu implementirana i samo je potrebno zasebno šifrirati veličine i zasebno boje. Npr. kod kupovine grudnjaka neophodno su potrebna tri obilježja i to veličina, veličina košarice i boja. Tri obilježja nije moguće zasebno evidentirati u programu. Razlog je iznimno otežano i komplicirano evidentiranje triju obilježja kod zaduživanja i razduživanja robe. Navedeni problem sa tri obilježja se rješava tako da se dva obilježja konkretno u ovom slučaju veličina i veličina košarice svedu na jedno obilježje i šifrira samo kao veličina.

Sučelje za šifriranje veličina

Sučelje za šifriranje boja

2. Priprema artikala i okruženja za uvođenje postupaka praćenja robe po veličini i boji

Primjer unosa podataka artikala

Priprema artikala i podataka za web-shop

Programska podrška za povezivanje poslovnog sustava sa web-shop sustavom.

Web-shop aplikacija može od poslovnog programa motive ERP zatražiti dostavu podataka o proizvodima i uslugama koji se nude i prodaju on-line na internetu. Podaci se dostavljaju u obliku XML sheme.

Podaci artikala koji se dostavljaju su: šifra, naziv, cijena, kategorija, boja, veličina, skraćeni opis, detaljan opis ili specifikacija i slike.

Prikaz sučelja za pripremu podataka

Nakon spremanja podataka klikom na ikonu olovke iz popisa artikala podaci će se ponovo prikazati u sučelju za unos i ažuriranje podataka.

Obratite pozornost na sadržaj polja "Slike".

Polje sadrži nazive slika koje su pridružene artiklu.

Program je za svaku sliku napravio četiri veličine slika i spremio slike u obliku naziva  šifra_x_y.

Prikaz jedne slike koju je program pohranio. Od jedne slike nastale su četiri optimirane slike sa različitim veličinama.

Slike su dostupne na linku:

Korijen linka je naziv domene npr: demo.ured24.com

Dio linka :  .../public/motivportal/artikli/naziv_slike

Kompletan link : demo.ured24.com/public/motivportal/artikli/500_1_1.jpg